Orderverwerking automatiseren in je eigen ERP
Orders uit de mail, een pdf of een portaal staan kloppend klaar in Business Central, Boltrics of Exact. Wat afwijkt is gemarkeerd. Jullie keuren goed, niemand tikt nog over.
Exact- Regel 1
- Regel 2
- Regel 3
- Leverdatum
Een order als pdf in de mail.
Wat doet de digitale collega bij orders?
Hij leest orders in elke vorm, koppelt ze aan je stamgegevens en zet de verkooporder klaar in je ERP. Elke klant stuurt zijn order anders: een pdf uit het eigen systeem, een Excel, een mail met drie regels tekst. Een regel die hij niet herkent of een leverdatum die ontbreekt, zoekt hij uit of legt hij aan jullie voor.
Elke vorm lezen
Mail, pdf, Excel of portaal. Ook orders met eigen artikelnummers van de klant.
Koppelen aan je ERP
Klant, artikelen, prijzen en afleveradres gecontroleerd tegen wat er in je ERP staat.
Navragen wat ontbreekt
Mist er een leverdatum of afleveradres, dan staat er een mail aan de klant klaar. Na jullie akkoord gaat hij eruit. Hij houdt de mailwisseling bij en zet zo nodig een herinnering klaar.
Verkooporder klaarzetten
De verkooporder staat klaar in je ERP. Wat niet klopt, zie je meteen, met de reden erbij.
Van pdf tot verkooporder
Om 07:14 komt er een inkooporder als pdf binnen. Niemand hoeft hem open te maken. Zo loopt hij door de digitale collega.
Order ontvangen
Uit de orderinbox
Document gecontroleerd
Soort document en verplichte velden
Orderregels uitgelezen
Drie regels op de order
Gekoppeld aan artikelen
Uit Exact
Leverdatum navragen
Mail aan klant klaargezet
Verkooporder klaargezet
In Exact
Het resultaat verschijnt als alle stappen klaar zijn.Jullie bepalen wanneer je meekijkt
Goedkeuren is een klik. Gaat het steeds goed, dan zie je alleen nog de uitzonderingen.
Eerst keur je alles goed
In het begin zie je elke order voordat hij in je ERP komt.
Per controle een eigen regel
Per controle bepaal je of je hem altijd ziet, of alleen als er iets afwijkt. Wat zonder akkoord door mag, leggen we samen vast.
Alles terug te zien
Elke stap wordt vastgelegd. Elke verkooporder is te herleiden tot de mail of pdf waar hij begon.
- Artikelen herkendAltijdBij afwijking
- Prijs volgens prijslijstAltijdBij afwijking
- Afleveradres bekendAltijdBij afwijking
- Leverdatum op de orderAltijdBij afwijking
Werkt in wat er al staat
Hij werkt in je eigen mailbox en ERP. Er hoeft niets over en er wordt niets vervangen.
Business Central- Exact
SAP
AFAS
Ridder iQ
Isah
Odoo
Infor
Oracle NetSuite
Boltrics- Outlook
Excel- Klantportaal
Welke koppelingen jullie nodig hebben en wat er in jullie omgeving mogelijk is, bepalen we samen tijdens de binnendienstscan.
Vragen over orderverwerking automatiseren
Kan AI inkooporders uit de mail verwerken tot verkooporders?
Ja, een digitale collega van Flowstead leest inkooporders uit de mail, een pdf, Excel of klantportaal en zet de verkooporder klaar in je ERP. Klant, artikelen, prijzen en afleveradres zijn al gecontroleerd. Jullie keuren goed, daarna staat de order erin.
Werkt het met Business Central, Boltrics en Exact?
Ja, Flowstead werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central, Boltrics en Exact. De digitale collega leest gegevens uit je ERP en schrijft erin terug, zoals het nu is ingericht. Gebruik je een ander pakket, dan kijken we in de binnendienstscan wat er kan.
Wat als een klant eigen artikelnummers gebruikt?
Dan koppelt de digitale collega die aan jullie artikelnummers. Twijfelt hij, dan legt hij de keuze aan jullie voor. Elke correctie wordt vastgelegd, zodat hij het de volgende keer weet.
Wat als er informatie ontbreekt op de order?
Dan zet de digitale collega een mail aan de klant klaar met precies de vraag die nodig is, zoals een leverdatum of afleveradres. Na jullie akkoord gaat die mail eruit. Komt het antwoord binnen, dan maakt hij de order af.
Moet er iets aan ons ERP veranderen?
Nee, de digitale collega werkt met je ERP zoals het is. Er komt alleen een overzicht bij waarin jullie goedkeuren.
Wat hij nog meer overneemt
01OffertesElke aanvraag een kloppende offerte, met de juiste prijs voor die klant.
03MateriaalplanningOp tijd weten wat je moet bestellen, voordat een order vastloopt op materiaal.
04Vracht- en douanedocumentenElke zending de deur uit met de juiste papieren erbij.
05KlantvragenKlanten sneller geholpen. Alleen de uitzonderingen komen nog bij jullie op het bureau.Eerst weten waar het beter kan.
VoorgesprekDagdeel op de vloerStappenplan
Nog niet duidelijk waar je begint? In een voorgesprek met directie en binnendienst en een dagdeel met jullie eigen orders en documenten brengen we de kansen in kaart. Je krijgt een stappenplan per proces, geprioriteerd op impact en investering.
De scan is los af te nemen. Het stappenplan is van jullie, ook als je niet met ons verder gaat.