Offertes automatiseren, met de juiste prijs voor elke klant
Een offerteaanvraag uit de mail staat als conceptofferte klaar in je ERP, met artikel, prijs en klantafspraak erin. Jullie kijken of het klopt en versturen. De klant heeft sneller antwoord, en niemand hoeft meer te zoeken.
Business Central- Artikel
- Aantal
- Prijs
- Levering
Een aanvraag in de inbox.
Wat doet de digitale collega bij offertes?
Hij leest offerteaanvragen uit de mail en zet een conceptofferte klaar in je ERP. Dat klinkt simpel, maar een aanvraag is zelden compleet. De klant noemt een omschrijving in plaats van een artikelnummer, vergeet een maat of leveradres, en heeft een prijsafspraak die alleen een collega kent. Dat uitzoeken en navragen neemt hij over. Wat hij niet zeker weet, legt hij aan jullie voor.
Aanvraag begrijpen
Uit de mail of een bijlage: welk artikel, hoeveel en wanneer. Ook als de klant zijn eigen omschrijving gebruikt.
Navragen wat ontbreekt
Mist er een maat, aantal of leveradres, dan staat er een mail aan de klant klaar. Jullie keuren hem goed. Hij houdt de mailwisseling bij en zet zo nodig een herinnering klaar.
De juiste prijs en levertijd
Artikel, prijs en voorraad uit je ERP, met de staffel en de afspraken die voor deze klant gelden. Prijsafspraken en levertijden stel je per klant of product in, of hij haalt ze uit je bestaande systemen.
Conceptofferte klaarzetten
De offerte staat klaar in je eigen ERP. Wat afwijkt is gemarkeerd, zodat je weet waar je naar moet kijken.
Van mail tot offerte
Om 07:42 komt er een prijsaanvraag binnen in de gedeelde inbox van verkoop. Zo loopt hij door de digitale collega, voordat iemand van de binnendienst ernaar kijkt.
Aanvraag ontvangen
Uit de gedeelde inbox van verkoop
Aanvraag uitgelezen
Wat vraagt de klant precies?
Navraag aan de klant
Wat ontbreekt, vraagt hij na
Prijs en afspraken
Uit Business Central
Levertijd nagegaan
Haalbaar in week 48?
Conceptofferte klaar
In Business Central
Het resultaat verschijnt als alle stappen klaar zijn.Jullie bepalen wanneer je meekijkt
Goedkeuren is een klik. Gaat het steeds goed, dan zie je alleen nog de uitzonderingen.
Eerst keur je alles goed
In het begin zie je elke offerte voordat hij naar je klant gaat.
Per controle een eigen regel
Per controle bepaal je of je hem altijd ziet, of alleen als er iets afwijkt. Wat zonder akkoord door mag, leggen we samen vast.
Alles terug te zien
Elke stap wordt vastgelegd. Elke offerte is te herleiden tot de aanvraag waar hij begon.
- Prijs volgens klantafspraakAltijdBij afwijking
- Artikel eenduidig herkendAltijdBij afwijking
- Levertijd haalbaarAltijdBij afwijking
- Navraag aan de klantAltijdBij afwijking
- Nieuwe klantAltijdBij afwijking
Werkt in wat er al staat
Hij werkt in je eigen mailbox en ERP. Er hoeft niets over en er wordt niets vervangen.
- Business Central
Exact
SAP
AFAS
Ridder iQ
Isah
Odoo
Infor
Oracle NetSuite
Salesforce
HubSpot- Outlook
Excel
Welke koppelingen jullie nodig hebben en wat er in jullie omgeving mogelijk is, bepalen we samen tijdens de binnendienstscan.
Vragen over offertes automatiseren
Kan AI offertes maken uit de mail?
Ja, een digitale collega van Flowstead leest offerteaanvragen uit de mail en bijlagen en zet een conceptofferte klaar in je ERP, met artikel, prijs en levertijd. Iemand van jullie team kijkt of het klopt en verstuurt hem.
Wat als er informatie ontbreekt in de offerteaanvraag?
Dan zet de digitale collega een mail aan de klant klaar met precies de vraag die nodig is, zoals een maat, aantal of leveradres. Na jullie akkoord gaat die mail eruit. Komt het antwoord binnen, dan maakt hij de offerte af.
Verstuurt de digitale collega zelf offertes?
Nee, er gaat geen offerte naar een klant zonder akkoord van jullie team. De digitale collega bereidt voor, jullie versturen.
Hoe weet hij welke prijs geldt voor een klant?
Uit je ERP: prijslijsten, staffels en klantafspraken. Afspraken die nu alleen in iemands hoofd zitten, leggen we samen vast. Die kennis blijft van jullie.
Wat als de klant een omschrijving gebruikt in plaats van een artikelnummer?
Dan zoekt hij het artikel dat erbij past en laat hij zien waarom. Twijfelt hij, dan legt hij de keuze aan jullie voor. Elke correctie wordt vastgelegd, zodat hij het de volgende keer weet.
Wat als een artikel niet op voorraad is?
Dan staat dat in de conceptofferte, met wat er nog besteld moet worden voor de gevraagde levertijd. Jullie beslissen wat je de klant belooft.
Wat hij nog meer overneemt
02OrdersElke order kloppend in je ERP, zonder dat iemand hem overtikt.
03MateriaalplanningOp tijd weten wat je moet bestellen, voordat een order vastloopt op materiaal.
04Vracht- en douanedocumentenElke zending de deur uit met de juiste papieren erbij.
05KlantvragenKlanten sneller geholpen. Alleen de uitzonderingen komen nog bij jullie op het bureau.Eerst weten waar het beter kan.
VoorgesprekDagdeel op de vloerStappenplan
Nog niet duidelijk waar je begint? In een voorgesprek met directie en binnendienst en een dagdeel met jullie eigen orders en documenten brengen we de kansen in kaart. Je krijgt een stappenplan per proces, geprioriteerd op impact en investering.
De scan is los af te nemen. Het stappenplan is van jullie, ook als je niet met ons verder gaat.